In Linux Magazine 1 van 2018 heeft Koen Vervloesem een installatie workshop voor Nextcloud geschreven. Deze workshop richtte zich met name op de installatie van Nextcloud, het gebruik van Nextcloud en een korte beschrijving van een aantal apps. Deze workshop schrijf ik in de periode dat we volop in de corona lockdown zitten en waarin we als gevolg hiervan massaal gebruikmaken van samenwerkingssoftware op internet. Een groot deel van deze software is gesloten software en moet je onder andere privacy beperkende voorwaarden slikken.
André Fondse
In deze workshop beschrijf ik een aantal apps die je voor dit doel onder Nextcloud kunt gebruiken: Talk, Calendar, Contacts, Mail en OnlyOffice. Deze apps zijn allemaal open source en kun je op eigen hardware draaien. Vanaf versie 18 van Nextcloud heeft Nextcloud de naam Nextcloud Hub gegeven en is het mogelijk om deze samenwerkingsapps bij de installatie meteen mee te installeren.
Installatie Nextcloud
Voor de installatie van Nextcloud verwijs ik naar Linux Magazine van 2018 nummer 1 bladzijde 20 en verder. Mocht je dit nummer niet meer hebben, dan kun je het artikel downloaden via deze link.
Onderaan bladzijde 20 en bovenaan bladzijde 21 wordt de afronding van de installatie besproken. Bij de installatie van Nextcloud 18.0.3 heb je de mogelijkheid om aanbevolen apps (kalender, contacten, talk, mail en OnlyOffice) meteen te installeren bij de installatie van Nextcloud (zie onderstaande afbeelding). Standaard staat al aangevinkt om deze apps te installeren.
Maak je nog geen gebruik van Nextcloud en wil je Nextcloud eerst eenvoudig uitproberen zonder een installatieprocedure, dan kun je een Virtualbox image van Nextcloud via deze link downloaden. Dit is een Debian 10 installatie met daarop een volledig werkende Nextcloud geïnstalleerd. Je logt in met de gebruiker ‘linuxmag’ en wachtwoord ‘Reshift’. Alle verdere loginnamen wachtwoorden staan in /home/linuxmag/wachtwoorden.txt. Als je de eerste keer via Virtualbox inlogt op dit image, zie je welk IP adres de Nextcloud installatie heeft gekregen en is het een volgende keer mogelijk om via SSH in te loggen. De webinterface van Nextcloud start je op door in je browser https://ip-adres-van-nextcloud in te typen.
Talk
In maart/april is onder andere Zoom negatief in het nieuws gekomen vanwege privacy en kwetsbaarheden. Gelukkig is er in Nextcloud ook een volledig opensource alternatief voor dit soort applicaties die je op eigen hardware kunt installeren. Met Talk kun je met 5 à 6 mensen tegelijk een videoverbinding opzetten. Bij meer mensen krijg je kwaliteitsproblemen. Nextcloud heeft een betaalde oplossing voor als je videogesprekken met meer dan 5 mensen tegelijk wilt opzetten.
Hoewel je Talk standaard bij de installatie kunt mee-installeren, is Talk nog niet geactiveerd. Talk activeer je door op het meest rechter icoon bovenin de webinterface te klikken en daarna op ‘Apps’ te klikken. Vervolgens klik je aan de linkerkant van het scherm bovenaan op ‘Uitgeschakelde apps’. In het overzicht dat je dan krijgt, staat Talk. Klik vervolgens rechts naast talk op ‘Inschakelen’. Na een tijdje zie je bovenaan in het scherm een soort vergrootglas staan en is Talk geactiveerd. Door op dit vergrootglas te klikken start je Talk.
Is in jouw versie van Nextcloud de app Talk nog niet geïnstalleerd, dan klik je op het icoon rechtsboven in je browser en vervolgens weer op ‘Apps’. In het menu aan de linkerkant klik je dan op ‘Multimedia’ en vervolgens scrol je in het grote deel van het scherm naar Talk. Klik daarna op de knop ‘Downloaden en inschakelen’. Na een tijdje zie je bovenaan het scherm het Talk icoon in je browser staan (zie afbeelding hierboven).
Als je van de audio en video mogelijkheden van Talk gebruik wilt maken, moet je Nextcloud geconfigureerd hebben voor https verkeer. In de Virtualbox Nextcloud installatie die je kunt gebruiken om snel aan de gang te gaan met Nextcloud is deze https mogelijkheid geactiveerd. Het is een standaard zelf ondertekend SSL certificaat en dat betekent dat je wel waarschuwingen krijgt. Deze kun je wegklikken en dan kun je gebruik maken van de volledige mogelijkheden van Nextcloud Talk.
Op basis van bovenstaande afbeelding volgt nu een toelichting op het gebruik van Talk vanuit de webinterface op basis van de cijfers in de afbeelding.
1: Vanaf deze plek is het mogelijk gesprekken te starten. Deze kunnen één op één zijn of met meerdere mensen. Door in het zoekvak een Nextcloud gebruikersnaam in te typen, start je een gesprek met een andere gebruiker. Daarnaast is het mogelijk om een groepsgesprek te starten door op het plusteken te klikken. Je komt nu in een scherm waarin je het groepsgesprek een naam geeft. Aan dit groepsgesprek kunnen ook niet Nextcloud gebruikers deelnemen door een vinkje te zetten bij ‘Sta gasten toe om toe om deel te nemen via een link’. De gesprekspartners selecteer je door op de Nextcloud gebruikersnamen te klikken.
2: Hier zie je de recente gesprekken die je gevoerd hebt. Het gesprek dat gearceerd is, is het huidige gesprek waar je inzit en de details daarvan zie je bij 3. Door met de muis op een gesprek te klikken, open je dat gesprek. Aan het icoon voorafgaand aan de gespreksnaam kun je zien om wat voor soort gesprek het gaat.
3: Hier zie je de recente historie van je gesprek. Een gesprek start altijd in de chatmodus.
4: In deze regel type je de chats. Als je een gebruiker in een chat wilt noemen, dan zet je een @ voor de gebruiksnaam.
5: Door op de knop ‘Begin gesprek’ te klikken start je een videogesprek. Daarna krijg je het scherm als in de bovenstaande afbeelding. De gesprekspartners krijgen een signaal dat je met ze wilt spreken. Heb je een Talk app op je telefoon geïnstalleerd, dan hoor je een belsignaal. (Dit belsignaal krijg je overigens niet te horen als je Talk via F-droid geïnstalleerd hebt). Gebruik je Talk vanuit de browser, dan krijg je helaas geen geluidssignaal. Wel zie je aan de linkerkant in de browser dat iemand een gesprek met je wil starten (zie afbeelding hieronder). Zodra je een gesprek begonnen bent, heb je de mogelijkheid om audio en/of video uit te schakelen (zie 2 linker iconen rechts onderin op bovenstaande afbeelding). Daarnaast heb je de mogelijkheid om je scherm te delen met je gesprekpartner(s). Dit doe je door op het rechter icoon onder in het gespreksscherm te klikken. Je hebt vervolgens de keuze om je volledige scherm(en), een applicatie of een browser tabblad te delen. Je gesprekspartners krijgen nu het scherm te zien dat jij ingesteld hebt en ze zien ook alle wijzigingen in het scherm. Door nog een keer op het icoon voor schermdelen te klikken, stop je het schermdelen.
6: Hier zie je met welke deelnemers je in gesprek bent.
Calendar
Als je Calendar mee geïnstalleerd hebt met Nextcloud, dan is deze meteen bovenaan in de menubalk van Nextcloud beschikbaar (zie de tweede afbeelding). Is Calendar nog niet geïnstalleerd, dan ga je naar ‘Apps’ via het icoon rechts bovenin je browser en je kiest in de linker menubalk voor ‘organisatie’. Klik bij Calendar op ‘Downloaden en inschakelen’ en na een tijdje zie je het Calendar icoon in de bovenste balk van je browser.
Het scherm van de agenda (afbeelding hierboven) ziet er in de browser eenvoudig uit. Je kunt een nieuwe afspraak toevoegen door linksboven op ‘+ Nieuw evenement’ te klikken of met je linker muisknop op een datum te klikken. Als je bij een (nieuwe) afspraak op de ‘Meer’ knop klikt, is het mogelijk om extra details aan de afspraak toe te voegen zoals locatie, deelnemers, herinnering en herhaling. De deelnemers moeten bestaande contacten van je Nextcloud adresboek zijn. Als je Nextcloud Talk geïnstalleerd hebt, is het mogelijk meteen een Talk-ruimte voor deze afspraak aan te maken. De agenda is weer te geven in dag, week of maandformaat. Je selecteert deze weergave door linksboven op het icoon rechts naar ‘Vandaag’ te klikken. De verjaardagen worden weergegeven op basis van de gegevens van je contacten uit je Nextcloud adresboek. Verjaardagen muteren doe je via het adresboek.
Via ‘Instellingen’ links onderin het scherm is het mogelijk om afspraken te importeren uit een andere agenda.
Contacts
Contacts is meteen bovenaan in de menubalk te zien als je Contacts hebt mee geïnstalleerd tijdens de installatie van Nextcloud (zie afbeelding 2). Als je contacts nog niet geïnstalleerd hebt, vind je deze app net als Calendar onder ‘Organisatie’ bij de ‘Apps’.
Het scherm van Contacts ziet er nog wat onoverzichtelijk uit (zie hierboven). Het scherm is feitelijk opgedeeld in 3 kolommen met gegevens. In de linkerkolom heb je met name zicht op het aantal contactpersonen en het aantal contactpersonen per groep. Bovenin heb je de mogelijkheid om een contactpersoon toe te voegen. Een groep selecteer je eenvoudig door er met de muis op te klikken. Het is nog niet mogelijk om een groep te verwijderen of de naam ervan te wijzigen.
In de middelste kolom zie je vervolgens welke contacten in de geselecteerde groep zitten.
Klik je met de muis op een contact in deze kolom, dan zie je in de meest rechter kolom de gegevens van het geselecteerde contact. Deze kolom neemt het grootste deel van het scherm in. Het rommelige van de interface wordt onder andere veroorzaakt doordat alle velden niet consequent op dezelfde plek staan. Dit is waarschijnlijk ingegeven doordat de makers van Contacts wilden voorkomen dat het scherm vol staat met velden die je toch niet gebruikt. Als je bijvoorbeeld de geboortedatum van een contact wilt opnemen, dan klik je met de muis op het invoervak van ‘+ Voeg nieuwe eigenschap toe’. Je krijgt dan een lijst waarbij je dan verjaardag selecteert. Het ingeven van een geboortedatum gaat alleen maar door het selecteren van de datum uit de kalender. Als je dan de geboortedatum van een contact aan het invoeren bent die in 1927 geboren is, ben je wel even aan het klikken. Als je een contact toevoegt, dan is het niet meteen duidelijk dat in de balk bovenaan ook invoervelden staan voor de naam, organisatie en titel.
Mail zie je in de menubalk als je deze hebt mee geïnstalleerd bij de installatie van Nextcloud (zie afbeelding 2). Is Mail nog niet geïnstalleerd, dan vind je deze app in de categorie ‘Office en tekst’.
Als je Mail voor de eerste keer opstart, vraagt Mail om de inloggegevens van je e-mailadres. Na het ingeven van het e-mailadres en wachtwoord probeert mail de mailserverinstellingen op te halen. Lukt dit niet, dan volgt nog het handmatig opgeven van mailservernamen en poorten.
De gebruikersinterface van mail is eenvoudig. Op allerlei plekken in het scherm zie je drie punten. Als je daarop klikt, dan zie je opties voor het item waar je op de drie punten geklikt hebt. In de linker kolom zie je een aantal mappen van je mailbox en heb je ook bovenin de mogelijkheid een nieuwe mail op te stellen. Wil je alle mappen zien, dan klik je onderaan op ‘Show all folders’.
In de middelste kolom zie je van de geselecteerde map de mailberichten. Klik je op een mail, dan krijg je in de rechter kolom de mail te zien.
OnlyOffice
OnlyOffice is een online office suite waarvan de makers aangeven dat het pakket 100% compatibel is met Microsoft Office. De ontwikkelaars van Nextcloud hebben het server deel van OnlyOffice compleet opnieuw geschreven zodat dit pakket op een eenvoudige wijze (zonder gebruik te maken van Docker) in Nextcloud geïntegreerd kan worden. Er zijn nog wel wat beperkingen aan deze versie van OnlyOffice. Zo draait OnlyOffice alleen op een Nextcloud installatie die op een x86-64 Linux server draait. Ook zijn nog niet alle onderdelen uit de versie die onder Docker draait geïmplementeerd. Dit betreft onder andere de spellingscontrole.
OnlyOffice werkt alleen maar via https. Heb je een geldig https certificaat via (bijvoorbeeld) Let’s Encrypt, dan werkt OnlyOffice meteen als je OnlyOffice standaard hebt meegeïnstalleerd. Heb je Nextcloud op een server geïnstalleerd met een zelf ondertekend certificaat, dan moet je een kleine aanpassing doen aan de config.php van Nextcloud om OnlyOffice werkend te krijgen. Dit betreft het toevoegen van de volgende regel:
'onlyoffice' => array ( 'verify_peer_off' =>TRUE, ),
Na het aanpassen van config.php moet je in de instellingen van Nextcloud in de linkerkolom onder ‘Beheer’ de instellingen voor OnlyOffice actualiseren. Zorg ervoor dat het invoervak bij ‘Document Editing Service address’ in ieder geval met https begint. Meestal hoef je de URL niet te veranderen. In het VirtualBox image dat voor dit artikel gemaakt is, zijn deze aanpassingen aan config.php en OnlyOffice al gemaakt.
Als OnlyOffice nog niet op jouw server staat, dan is de installatieprocedure als volgt. Vanuit ‘Apps’ en vervolgens ‘Office & tekst’ installeer achtereenvolgens de ‘Community Document Server’ en ‘ONLYOFFICE’. Nu heb je (met inachtneming van het bovenstaande) een werkende versie van OnlyOffice.
In tegenstelling tot de andere apps die in deze workshop besproken worden, staat OnlyOffice niet met een icoon aan de bovenkant van je browser. Als je op een office document in de bestandsbeheerder klit, wordt nu meteen OnlyOffice geopend. Nieuwe documenten voeg je eenvoudig toe door in bestandsbeheerder op de plus te klikken en dan voor ‘Document’, ‘Spreadsheet’ of ‘Presentation’ te kiezen. In een ander artikel in dit blad gaat Matto Fransen in op de werking van OnlyOffice.
Tot slot
Met de beschreven apps gaat het online samenwerken met anderen in de nieuwe anderhalve meter afstand samenleving een stuk eenvoudiger. De ene app is verder ontwikkeld dan de andere. De combinatie van Nextcloud en apps bied je een goede manier om online samen te werken én zelf het beheer te houden over je gegevens.
