Google Docs is een erg toegankelijke oplossing om samen te werken aan teksten, spreadsheets of presentaties. Ook in Linux werkt Google Docs prima, maar waarom stap je niet over naar LibreOffice Online? Je hoeft toch geen commerciële software te gebruiken om samen te werken?

Filip Vervloesem

LibreOffice Online is geen kant-en-klare service op het web die je gratis kan gebruiken. In feite is het een serverversie van LibreOffice, die je op een eigen machine installeert. Gebruikers krijgen dan toegang tot de software via hun browser. The Document Foundation, de ontwikkelaar van LibreOffice, biedt ook geen installatiepakketten of ondersteuning aan. Je kan natuurlijk aan de slag met de broncode, maar gelukkig is er een eenvoudiger alternatief. De open source consultancy experts van Collabora bieden kant-en-klare pakketten aan onder de naam CODE (Collabora Online Development Edition). CODE is de basis voor Collabora Online, een versie van LibreOffice Online met betalende support voor bedrijven.

Voor kleine omgevingen

CODE toont een waarschuwing wanneer er tegelijkertijd meer dan 20 gebruikers actief zijn of meer dan 10 documenten geopend zijn. Die beperking zit standaard in de code van LibreOffice Online, ook als je de broncode zelf zou compileren. De redenering erachter is dat LibreOffice Online enkel met een doordachte integratie goed functioneert in grote omgevingen. Dan vereist LibreOffice immers verschillende andere componenten, zoals een reverse proxy, load balancing en een voldoende performant backend voor file storage. Gelukkig kan je blijven doorwerken zodra je de waarschuwing ziet. Het gratis CODE volstaat dus prima voor kleinere omgevingen. Voor grotere setups overweeg je beter een overstap naar Collabora Online: dat kost je €17 per gebruiker per jaar (tot 99 gebruikers). Je krijgt dan LTS-versies, met nadruk op stabiliteit en een langere ondersteuning, security updates en bugfixes en toegang tot het documentatieportaal.

Installatie

Collabora biedt verschillende installatietypes aan voor CODE: Linux packages, een Docker image of een virtual appliance. Wij gaan aan de slag met die laatste optie, omdat die het eenvoudigst is. Je hebt enkel een Linux- of Windows-systeem nodig met KVM, VirtualBox of VMWare Workstation of een server met VMWare ESXi. Het appliance is trouwens gemaakt in samenwerking met Univention, de ontwikkelaar van Univention Corporate Server. Dat maakt verder weinig uit, maar je zal meteen merken waarom we het hier even aanstippen. Download dus de CODE Univention App met Nextcloud als storage backend van https://bit.ly/35dhyQo in het juiste formaat voor jouw virtualisatiesoftware en importeer het appliance. Het appliance is ongeveer 2GB groot en vereist na installatie 9GB schijfruimte en 2GB ram. Uiteraard heb je nog extra schijfruimte nodig om jouw documenten te bewaren. Standaard is de virtuele schijf 50GB groot. Uitbreiden kan via extra virtuele schijven of door gedeelde mappen vanaf je NAS of fileserver beschikbaar te stellen aan het appliance.

Booten maar

Start nu de vm en doorloop de wizard om het appliance in te stellen. Je kiest daarin o.a. de taal, de tijdzone, de netwerkinstellingen en de methode om gebruikers te beheren. In bedrijfsomgevingen wil je allicht integreren met een Active Directory domein, terwijl je thuis kiest voor lokale gebruikers. In het volgende venster vul je je persoonlijke gegevens in, waaronder je e-mailadres. Univention verstuurt een (gratis) licentiesleutel naar dat e-mailadres, dus vul daar zeker een werkend adres in. Onder Host settings vul je de hostname en domeinnaam in van de vm. Nadien moet je een record met die naam toevoegen op je dns-server of in het /etc/hosts-bestand op de clients die jouw CODE-installatie zullen gebruiken. De LDAP base mag je negeren als je geen directory authenticatie gebruikt. Wacht tot slot een twintigtal minuten om de configuratie toe te passen en updates te installeren. Aan het einde zie je de url waarop je CODE kan bereiken: open die in je browser om aan de slag te gaan.

Bij de eerste boot stel je nog aantal zaken in.

Configuratie

Hoewel Univention Corporate Server open source is, heb je tóch een licentiesleutel nodig om de configuratie ervan af te ronden. Heb je nog geen licentiesleutel ontvangen in je mailbox, vraag ‘m dan opnieuw aan via de url van het appliance. Klik vervolgens op Upload license file om het ucs.license-bestand te importeren. Lukt het niet, raadpleeg dan even de FAQ op deze site om je probleem op te lossen. Zodra de licentie in orde is, kom je terecht in de beheerconsole van het appliance. Controleer eerst of die pagina ook bereikbaar is via de gekozen hostname in plaats van het ip-adres, bijvoorbeeld: https://code.filipvervloesem.be. Dat is immers nodig voor een correcte werking. Klik vervolgens op de Login-knop rechtsboven en log in met gebruiker Administrator en het wachtwoord dat je tijdens installatie gekozen hebt.

Gebruikers maken

Ga eerst naar “System and domain settings” en klik op de Users-tegel. Maak nu gebruikers aan voor iedereen die je toegang wilt geven tot LibreOffice Online. De Administrator-gebruiker dient immers enkel voor systeembeheer. Klik op Add, vul de volledige naam en korte gebruikersnaam in en klik op Next om het wachtwoord in te stellen. Je kan eventueel nu al quota instellen voor Nextcloud. Zo krijgt elke gebruiker slechts een beperkte hoeveelheid schijfruimte en kan niemand de virtuele schijf helemaal opvullen. Daarvoor klik je op Advanced, ga je naar Apps > Nextcloud en vul je bijvoorbeeld 1GB in. Klik tot slot op “Create user” om de gebruiker aan te maken.

Samenwerken

LibreOffice Online is nu beschikbaar vanuit Nextcloud. Surf naar https://<jouw-domeinnaam>/nextcloud, kies “Directe login” en log in met één van de gebruikers die je zonet hebt aangemaakt. Klik vervolgens op het + icoontje bovenaan om een nieuw document aan te maken. Kies één van de drie laatste opties (document, werkblad en presentatie) en klik op het nieuwe bestand om LibreOffice te openen. Uiteraard kan je ook bestaande documenten openen door ze te uploaden naar Nextcloud. De functionaliteit van LibreOffice behoeft natuurlijk geen verder uitleg. De Online-versie blinkt vooral uit in het gemak waarmee je samenwerkt aan documenten. Via het deel-icoontje in de menubalk van Nextcloud deel je het document met één of meerdere gebruikers. Standaard mag iedereen het document bewerken en zelfs verder delen met nog meer gebruikers. Andere deelopties stel je -indien nodig- in via het …-icoontje. Samenwerken aan een document werkt erg prettig. Zijn er onduidelijkheden, dan kan je via Invoegen > Notitie jouw vragen of bedenkingen aan jouw collega’s formuleren. Je ziet ook meteen de wijzigingen in het document verschijnen terwijl anderen ze maken. Zo is de kans klein dat jouw wijzigingen die van iemand anders overschrijven.

Nieuwe documenten maak je aan vanuit Nextcloud.

Overal beschikbaar

We hebben LibreOffice Online nu beschikbaar gesteld voor iedereen in het lokale netwerk. Dat is leuk, maar de nood aan samenwerken is vooral hoog wanneer je niét allemaal op dezelfde locatie werkt. Je moet ervoor zorgen dat het appliance dus ook bereikbaar is buiten jouw netwerk. Dat kan op verschillende manieren, bijvoorbeeld via port forwarding op jouw router of via VPN-software zoals OpenVPN. In deze workshop gaan we niet verder in op die onderwerpen. Wil je LibreOffice Online in een bedrijfsomgeving gebruiken, dan is er allicht al een VPN-oplossing aanwezig. Dankzij Univentions Collabora Online appliance is de installatie een fluitje van een cent. Je bent dus in no-time verlost van Google Docs. Het enige wat je nodig hebt is een machine met virtualisatiesoftware, maar dat hoeft zelfs geen server te zijn. Een Linux Mint (of zelfs Windows)-desktop met Oracle VirtualBox volstaat al om te starten met LibreOffice Online. Wat houdt je nog tegen?

Met meerdere mensen samenwerken aan één document is erg eenvoudig!